Für das Ausführen eines internen Audits stehen dem Auditor verschiedene Methoden zur Verfügung. In dem Auditprogramm sollte eine passende Methode vorgeschrieben werden. Um die Ziele des internen Audits zu realisieren, sollte die beste Methode gewählt werden.
Mögliche Methoden:
- Observieren (Witness-Audit von Tätigkeiten)
- Interview (Befragung des verantwortlichen Mitarbeiters)
- Abarbeiten von vorher erstellten Checklisten
- Dokumentenprüfung
- Datenanalyse
| Menschliche Interaktion |
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über interaktive Kommunikationsmittel:
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| Keine menschliche Interaktion |
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Vor-Ort-Audittätigkeiten werden am Standort des Auditierten ausgeführt. Nicht-vor-Ort-Audittätigkeiten werden an jedem beliebigen Ort, anders als am Standort des Auditierten, ungeachtet der Entfernung, ausgeführt.
Interaktive Audit-Tätigkeiten umfassen Interaktionen zwischen den Mitarbeitern des Auditierten und dem Auditteam. Nicht-interaktive Audittätigkeiten umfassen keine menschliche Interaktionen mit Vertretern des Auditierten, sondern umfassen nur Interaktionen mit Geräten Ausrüstungen und der Dokumentation.
1. Observieren (Wittness-Audit von Tätigkeiten)
Der Auditor bzw. das Auditteam übt während der Observation keinen Einfluss auf die Tätigkeit, der man beigewohnt hat, aus. Während der Observation sollte der Auditierte seine Arbeit so ausführen, wie er sie normalerweise auch ausführen würde.
Observationen werden mit dem Auditierten hinterher besprochen und in dem Auditbericht wird deutlich erwähnt, ob der Auditierte mit etwaigen Auditbeobachtungen einverstanden ist oder nicht. Bei einer Observation ist nämlich keine deutliche Beweisführung vorgesehen.
2. Interview (die Befragung des verantwortlichen Mitarbeiters)
Das Halten von Interviews ist ein wichtiges Werkzeug zum Verschaffen von Einsicht insoweit, dass beurteilt werden kann, wie die Inspektionsstelle ihre Politik realisiert, ihre Ziele erreicht und die Anforderungen der ISO/IEC 17020:2012 erfüllt. Interviews werden mit den Führungskräften geführt, die tatsächlich für die Realisierung der Geschäftspolitik bzw. für das Erreichen von Zielen auf dem Arbeitsgebiet, das auditiert wird, verantwortlich sind.
Es ist wichtig, dass die Interviews in einer guten Atmosphäre gehalten werden; der Interviewte sollte sich behaglich fühlen und die Fragen dürfen den Interviewten nicht einschüchtern oder zu einer bestimmten erwünschten Antwort führen.
Während eines Interviews können Dokumente zwecks weiterer Beurteilung oder zwecks einer Besprechung mit dem Auditierten angefordert werden. Dort, wo im Hinblick auf Dokumente vom Auditor Beobachtungen wahrgenommen werden, werden diese Beobachtungen dergestalt festgehalten, dass diese sich später noch rekonstruieren lassen.
Im Anschluss an ein Interview werden die Beobachtungen des Auditors mit dem Auditierten durchgesprochen.
3. Abarbeiten von vorher festgelegten Checklisten
Der Vorteil der Verwendung einer Standard-Checkliste liegt darin, dass die gesammelten Informationen sich einfach mit anderen Ergebnissen vergleichen und analysieren lassen. Ein wichtiger Nachteil besteht darin, dass der Tiefgang bei solch einem Audit durch die vorher formulierten Fragen beschränkt wird. Der Auditor kann nicht abschweifen oder nachbohren.
4. Dokumentenprüfung
Eine Dokumentenprüfung erfolgt in der Regel vorhergehend vor einem Interview oder einem Wittness-Audit. Falls bei einer Dokumentenprüfung Fragen entstehen, müssen diese näher im Rahmen eines Interviews mit dem/den verantwortlichen Mitarbeiter(n) untersucht werden.
5. Datenanalyse
Für die Datenanalyse gilt dasselbe wie bei einer Dokumentenprüfung; die im Rahmen einer Analyse erworbenen Einsichten sollten weiter untersucht werden: mittels Interview oder Wittness-Audit.